‹ Về app
Bộ não Hoa Mai

Hướng dẫn sử dụng

Bộ não Hoa Mai gom tài liệu, quyết định và quy tắc của công ty vào một chỗ. Hỏi gì cũng được trả lời kèm nguồn, và mỗi người chỉ thấy đúng phần mình được xem. Làm lần lượt từng bước dưới đây, mỗi việc chỉ mất vài phút.

Nhân viên đọc phần A · Quản lý đọc thêm phần B · Quản trị đọc thêm phần C

A. Ai cũng cần

1Mở app và đưa ra màn hình điện thoại

App chạy ngay trên trình duyệt, không cần tải từ kho ứng dụng. Địa chỉ app do người quản trị của công ty gửi cho anh/chị.

Trên iPhone (Safari)

  1. Mở Safari, gõ địa chỉ app, nhớ có https:// ở đầu.
  2. Chạm nút Chia sẻ (ô vuông có mũi tên đi lên) ở thanh dưới cùng.
  3. Kéo xuống, chọn Thêm vào MH chính, rồi chạm Thêm. Lần sau chỉ cần chạm biểu tượng là mở.

Trên điện thoại Android (Chrome)

  1. Mở Chrome, gõ địa chỉ app.
  2. Chạm dấu ⋮ ở góc trên bên phải.
  3. Chọn Thêm vào màn hình chính, rồi chạm Thêm.

Trên máy tính

  1. Mở địa chỉ app bằng Chrome, Safari, Edge hoặc Cốc Cốc.
  2. Bấm hình ngôi sao trên thanh địa chỉ để lưu vào dấu trang.

Mẹo: trên máy tính, danh sách mục nằm ở cột bên trái. Trên điện thoại, danh sách mục nằm ở trên cùng, vuốt sang ngang để xem hết.

2Đăng nhập và đổi mật khẩu

Đăng nhập

  1. Gõ Email và Mật khẩu mà quản trị viên gửi cho anh/chị.
  2. Bấm Đăng nhập.

Đổi mật khẩu ngay lần đầu

  1. Bấm vào tên của mình ở cuối cột bên trái (trên điện thoại: dưới danh sách mục).
  2. Gõ mật khẩu hiện tại, rồi gõ mật khẩu mới hai lần (ít nhất 8 ký tự).
  3. Bấm Đổi mật khẩu. Các máy khác đang đăng nhập bằng tài khoản này sẽ tự đăng xuất.

Quên mật khẩu

  1. Nhắn quản trị viên của công ty. Quản trị viên gửi lại cho anh/chị một đường link đặt mật khẩu.
  2. Bấm vào đường link đó, gõ mật khẩu mới hai lần, bấm Lưu mật khẩu. App đăng nhập luôn.
  3. Đường link chỉ dùng được một lần và hết hạn sau 24 giờ. Hết hạn thì xin đường link mới.

Tải dữ liệu của mình

  1. Bấm vào tên của mình, kéo xuống phần Dữ liệu cá nhân.
  2. Bấm Tải dữ liệu của tôi: app tải về một file gồm thông tin tài khoản, lịch sử hỏi đáp, trí nhớ cá nhân, lịch sử đăng nhập.

Lưu ý: gõ sai mật khẩu nhiều lần thì tài khoản bị chặn tạm 15 phút. Muốn xoá dữ liệu cá nhân của mình thì nhờ quản trị viên.

3Hỏi bộ não

  1. Bấm mục Hỏi bộ não.
  2. Gõ câu hỏi như hỏi đồng nghiệp, ví dụ: "Chi phí bao nhiêu thì cần Giám đốc duyệt?"
  3. Bấm Hỏi (trên máy tính có thể bấm Ctrl + Enter, máy Mac là Cmd + Enter).
  4. Đọc câu trả lời. Các số như [1], [2] là nguồn: bấm vào để mở đúng tài liệu. [QĐ-5] là quyết định số 5 trong sổ quyết định.
  5. Muốn hỏi thêm về cùng chuyện thì gõ tiếp ngay bên dưới, bộ não nhớ câu trước. Đổi chuyện khác thì bấm Hội thoại mới.
  6. Bấm Hữu ích hoặc Chưa đúng dưới câu trả lời. Chọn Chưa đúng thì ghi ngắn sai ở đâu, để quản lý bổ sung tài liệu.

Lưu ý: bộ não chỉ trả lời dựa trên tài liệu của công ty mà anh/chị được xem. Nếu không có tài liệu nào nói về chuyện đó, bộ não sẽ nói là chưa có, không bịa ra.

Lượt hỏi AI: mỗi người được hỏi AI một số câu mỗi ngày, số đã dùng hiện ngay cạnh nút Hỏi. Hết lượt thì app vẫn trả lời, nhưng bằng cách tìm thẳng trong tài liệu, không dùng AI. Sang ngày mới thì có lượt mới.

4Nạp tài liệu vào bộ não

Bộ não càng có nhiều tài liệu thì trả lời càng đúng: quy trình, chính sách, bảng giá, hướng dẫn công việc, biên bản họp…

  1. Bấm mục Tri thức, rồi bấm Nạp tri thức.
  2. Chọn một trong ba cách:
    • Tải file: kéo thả file vào khung, hoặc bấm vào khung để chọn. Chọn được nhiều file một lần. Nhận Word, PDF có chữ, RTF, HTML, TXT, Markdown, CSV, mỗi file tối đa 25 MB.
    • Dán văn bản: dán nội dung, gõ tiêu đề.
    • Từ link: dán địa chỉ một trang web công khai (chỉ quản lý trở lên dùng được).
  3. Chọn Bộ sưu tập để quyết định ai được xem tài liệu này. Ví dụ: tài liệu lương thưởng thì để ở bộ sưu tập chỉ ban giám đốc xem.
  4. Bấm Nạp vào bộ não.

Lưu ý: tài liệu mới vào ở dạng Bản nháp. Bộ não đã dùng được ngay, nhưng sẽ ưu tiên tài liệu đã được quản lý kiểm duyệt. File Word đời cũ (.doc) thì mở bằng Word, lưu lại thành .docx rồi nạp. PDF chụp từ giấy (ảnh scan) không có chữ nên chưa đọc được.

5Tìm, xem và sửa tài liệu

  1. Bấm mục Tri thức. Gõ vào ô tìm, có dấu hay không dấu đều được.
  2. Bấm vào tên tài liệu để mở.
  3. Muốn sửa thì bấm Sửa nội dung, sửa xong bấm Lưu. Bản cũ vẫn được giữ lại.
  4. Lỡ sửa sai thì bấm Lịch sử phiên bản, chọn bản cũ rồi bấm Khôi phục bản này.

Lưu ý: sửa một tài liệu đã kiểm duyệt thì tài liệu quay về bản nháp, chờ quản lý duyệt lại.

6Đề xuất điều bộ não cần nhớ

Trí nhớ là những điều bộ não luôn nhớ khi trả lời, ví dụ "Khách sỉ được giảm 5% khi mua trên 100 thùng".

  1. Dưới một câu trả lời hay, bấm Đề xuất ghi nhớ. Hoặc vào mục Trí nhớ rồi bấm Đề xuất ghi nhớ.
  2. Rút gọn thành một câu ngắn, rõ ràng.
  3. Chọn phạm vi: Chỉ riêng tôi (dùng ngay, chỉ áp cho anh/chị) hoặc Tổ chức (áp cho cả công ty, cần quản lý duyệt).
  4. Bấm Gửi đề xuất.

7Giao việc cho nhân sự AI

Nhân sự AI đọc tài liệu của công ty rồi đề xuất việc cần làm: tạo đầu việc, soạn email nháp, ghi quyết định. Không việc nào tự chạy khi chưa có người duyệt.

  1. Bấm mục Nhân sự AI, chọn một nhân sự AI mà quản trị viên đã tạo.
  2. Gõ việc cần giao, ví dụ: "Lên danh sách việc chuẩn bị kiểm kho cuối tháng và soạn thư báo cho bộ phận kho."
  3. Bấm Giao việc. Đọc phần trả lời: các việc đề xuất đã được đưa vào Hàng chờ duyệt.
  4. Sau khi quản lý duyệt, xem kết quả ở mục Công việc & email nháp. Email nháp thì bấm Sao chép rồi dán vào hộp thư của mình để gửi. App không tự gửi email ra ngoài.

B. Quản lý

8Kiểm duyệt tài liệu

Tài liệu đã kiểm duyệt được bộ não tin và dùng trước. Bộ não cũng chỉ rút sự kiện (ai, cái gì, giá bao nhiêu…) từ tài liệu đã kiểm duyệt.

  1. Vào Tri thức, mở tài liệu đang là Bản nháp.
  2. Đọc kỹ. Đúng thì bấm Kiểm duyệt.
  3. Tài liệu đã cũ, không còn áp dụng thì bấm Đánh dấu hết hiệu lực. Bộ não sẽ không dựa vào nó nữa.

Mẹo: trang Tổng quan có ô Quá hạn rà soát, chỉ ra tài liệu đến lúc cần xem lại.

9Ghi sổ quyết định

Ghi lại các quyết định lớn kèm bối cảnh và lý do, để sau này ai hỏi "vì sao làm thế này" cũng có câu trả lời.

  1. Bấm mục Sổ quyết định, rồi bấm Ghi quyết định.
  2. Điền Tiêu đề, Bối cảnh (tình huống dẫn đến quyết định), Nội dung quyết định, Lý do, Người quyết định, Ngày quyết định.
  3. Chọn Ai được xem. Quyết định mới thay cho một quyết định cũ thì chọn ở ô Thay thế quyết định cũ, quyết định cũ vẫn được giữ trong lịch sử.
  4. Bấm Lưu quyết định. Không còn áp dụng thì mở quyết định ra, bấm Thu hồi.

10Duyệt việc AI đề xuất và trí nhớ

Việc nhân sự AI đề xuất

  1. Bấm mục Hàng chờ duyệt. Con số cạnh tên mục là số việc đang chờ.
  2. Xem kỹ từng việc: ai giao, AI định làm gì.
  3. Bấm Duyệt và thực thi nếu đồng ý, hoặc Từ chối.

Trí nhớ cho cả công ty

  1. Bấm mục Trí nhớ.
  2. Ở các đề xuất phạm vi tổ chức, bấm Duyệt hoặc Từ chối.

11Xem đồ thị sự kiện

Đồ thị sự kiện là các thông tin ngắn bộ não rút ra từ tài liệu, ví dụ "Công ty ABC – giám đốc là – Bà Lan", kèm thời gian còn hiệu lực.

  1. Bấm mục Đồ thị sự kiện. Gõ tên người, công ty, sản phẩm vào ô lọc.
  2. Bấm Hiện cả lịch sử để xem giá trị cũ. Thông tin đổi thì giá trị cũ được đóng lại, không bị xoá.
  3. Muốn thêm tay thì điền Chủ thể, Quan hệ, Đối tượng rồi bấm Thêm sự kiện.

12Xem báo cáo sử dụng

  1. Bấm mục Báo cáo sử dụng, chọn 7, 30 hoặc 90 ngày qua.
  2. Xem Lỗ hổng tri thức: các câu hỏi chưa có đáp án hoặc bị chấm chưa đúng. Đây là danh sách tài liệu nên bổ sung.
  3. Xem Tài liệu được dùng nhiều nhất để ưu tiên kiểm duyệt và cập nhật.

C. Quản trị

13Thêm người dùng và chia quyền xem

Có 3 vai trò: Nhân viên < Quản lý < Quản trị. Bộ sưu tập quyết định ai thấy tài liệu nào: bộ sưu tập "Quản lý trở lên" thì nhân viên không thấy, kể cả khi hỏi AI.

Thêm người dùng

  1. Bấm mục Người dùng & quyền, rồi bấm Thêm người dùng.
  2. Điền Họ tên, Email, Mật khẩu ban đầu, chọn Vai trò, bấm Tạo.
  3. Gửi email và mật khẩu ban đầu cho người đó, nhắc họ đổi mật khẩu ngay (bước 2).

Đổi vai trò, khoá tài khoản

  1. Trong bảng Người dùng, chọn vai trò mới ở ô vai trò.
  2. Người nghỉ việc thì bấm Khóa: người đó bị đăng xuất ngay, dữ liệu vẫn giữ.

Nhân viên quên mật khẩu

  1. Trong bảng Người dùng, ở dòng người đó, bấm Thêm….
  2. Bấm Tạo đường link đặt lại mật khẩu, rồi bấm Sao chép.
  3. Gửi riêng đường link cho người đó qua Zalo hay tin nhắn, không đăng vào nhóm chung. Người đó tự đặt mật khẩu mới, anh/chị không cần biết mật khẩu của họ.

Khi nhân viên yêu cầu xem hoặc xoá dữ liệu cá nhân

  1. Ở dòng người đó, bấm Thêm….
  2. Muốn gửi họ dữ liệu: bấm Tải dữ liệu cá nhân rồi gửi file cho họ.
  3. Muốn xoá: gõ đúng email của người đó vào ô xác nhận, bấm Xoá dữ liệu cá nhân. Lịch sử hỏi đáp, trí nhớ cá nhân, khóa truy cập bị xoá hẳn; tài khoản bị khóa, tên và email bị xoá. Tài liệu, quyết định, nhật ký là hồ sơ công ty nên được giữ lại. Không hoàn tác được.

Thêm bộ sưu tập

  1. Bấm Thêm bộ sưu tập, điền Tên, Mô tả, chọn Ai được xem, bấm Tạo.

14Bật AI và đặt hạn mức chi phí

App dùng AI của Claude, GPT hoặc Gemini. Công ty tự đăng ký tài khoản với nhà cung cấp, lấy khoá rồi dán vào app. Mỗi câu hỏi AI tốn một ít phí theo bảng giá của nhà cung cấp.

  1. Bấm mục Người dùng & quyền, kéo xuống thẻ Cài đặt AI.
  2. Chọn Nhà cung cấp AI mặc định, ví dụ Claude (Anthropic).
  3. Dán khoá vào ô Khoá Claude (Anthropic). Khoá được mã hoá khi lưu, sau đó chỉ hiện 4 ký tự đầu.
  4. Điền Số câu hỏi AI mỗi người mỗi ngày và Hạn mức tiền AI mỗi ngày của cả công ty (USD).
  5. Bấm Lưu, rồi bấm Thử khoá. Thấy báo "Khoá dùng được" là xong. Lệnh thử này không tốn tiền.

Theo dõi chi phí: thẻ Chi phí AI ngay bên dưới cho biết hôm nay đã dùng bao nhiêu tiền, từng ngày bao nhiêu câu. Hết hạn mức thì app tự ngừng gọi AI tới hôm sau và trả lời bằng cách tìm thẳng trong tài liệu.

15Đặt quy tắc vận hành

Quy tắc đang bật được áp vào mọi câu trả lời và mọi việc nhân sự AI đề xuất, ví dụ cách xưng hô với khách, điều không được hứa.

  1. Bấm mục Quy tắc vận hành.
  2. Điền Tiêu đề (ví dụ "Xưng hô với khách hàng"), Loại, Nội dung (ví dụ "Luôn xưng chúng tôi, gọi khách là Quý khách").
  3. Bấm Thêm quy tắc. Bấm Bật hoặc tắt khi cần.

16Tạo nhân sự AI

  1. Bấm mục Nhân sự AI, rồi bấm Tạo agent.
  2. Điền Tên (ví dụ "Trợ lý vận hành"), Vai trò, Hướng dẫn riêng cho agent này.
  3. Chọn Công cụ được phép: tạo công việc, soạn email nháp, ghi quyết định.
  4. Chọn Tri thức agent được đọc. Bỏ trống nghĩa là agent đọc đúng những gì người giao việc được xem, không hơn.
  5. Bấm Tạo. Mọi người giờ có thể giao việc cho nhân sự AI này (bước 7).

17Gói dùng, sức khoẻ app, sao lưu, nhật ký

Tất cả nằm trong mục Người dùng & quyền, trừ Nhật ký.

Câu hỏi thường gặp

Trên điện thoại, đăng nhập xong lại bị quay về trang đăng nhập?
Gõ địa chỉ app có https:// ở đầu, rồi đăng nhập lại. Nếu vẫn bị, tải lại trang một lần. Mở app từ biểu tượng trên màn hình chính (bước 1) sẽ không gặp lại lỗi này.
Bộ não trả lời "chưa có thông tin"?
Công ty chưa nạp tài liệu nói về chuyện đó, hoặc tài liệu nằm ở bộ sưu tập anh/chị không được xem. Bấm Chưa đúng để quản lý biết mà bổ sung.
Câu trả lời sai?
Bấm vào số nguồn [1], [2] để xem bộ não dựa vào tài liệu nào. Tài liệu đó sai hoặc cũ thì báo quản lý sửa, hoặc đánh dấu hết hiệu lực. Bấm Chưa đúng và ghi ngắn sai ở đâu.
App báo đã hỏi AI đủ lượt hôm nay?
Mỗi người có số lượt hỏi AI mỗi ngày do quản trị viên đặt. App vẫn trả lời bằng cách tìm thẳng trong tài liệu. Cần thêm lượt thì nhờ quản trị viên nâng ở thẻ Cài đặt AI.
App báo "chỉ cho xem"?
Gói dùng đã hết hạn. Dữ liệu vẫn còn nguyên. Quản trị viên liên hệ đơn vị cung cấp app để gia hạn rồi dán mã mới (bước 17).
Người khác có thấy tài liệu của tôi không?
Chỉ những người có vai trò bằng hoặc cao hơn mức "Ai được xem" của bộ sưu tập chứa tài liệu đó. AI cũng chỉ đọc đúng phần người hỏi được xem.
Quên mật khẩu?
Nhắn quản trị viên của công ty để nhận đường link đặt mật khẩu mới (bước 2).
Dữ liệu có an toàn không?
Dữ liệu nằm trên máy chủ riêng của công ty, không dùng chung với công ty khác. Mật khẩu và khoá AI được mã hoá. Máy chủ tự sao lưu mỗi đêm. Mọi thao tác đều ghi nhật ký.

Về app